Zmiany w prawie wymuszają nowe zasady rozliczeń z mieszkańcami

W 2026 roku czeka nas prawdziwa rewolucja w zakresie rozliczeń ze Spółdzielnią. Od początku lutego wprowadzamy Krajowy System e-Faktur (KSeF) – narzędzie teleinformatyczne Ministerstwa Finansów służące do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. System ma ułatwiać kontrolę nad finansami, ale przede wszystkim skraca termin płatności zobowiązań. W tej sytuacji osoby posiadające prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych w Spółdzielni także będą musiały pilnować terminowych wpłat, bo za opóźnienia naliczane będą odsetki.

Wprowadzenie KSeF wynika z obowiązku ustawowego. Spółdzielnia jest w tej grupie przedsiębiorstw, które do nowego, cyfrowego sposobu fakturowania przystępują już od lutego bieżącego roku. W mniejszych przedsiębiorstwach system zacznie obowiązywać od kwietnia 2026 roku, a w mikroprzedsiębiorstwach dopiero od przyszłego roku.

Porządek, dostępność, bezpieczeństwo
KSeF w praktyce oznacza koniec faktur papierowych. Od lutego wszystkie faktury wystawiane będą w elektronicznej formie i ustrukturyzowanym formacie, a następnie przesyłane i archiwizowane online. Faktura z KSeF z nadanym numerem identyfikacyjnym będzie jedynym oryginałem i przechowywana będzie w chmurze przez 10 lat. Standaryzacja dokumentów księgowych pozwoli zminimalizować ryzyko błędów. Umożliwi także szybszy zwrot VAT (do 40 dni). Do elektronicznej wersji faktury stały dostęp będą mieć zarówno wystawiający, jak i odbierający, po uwierzytelnieniu tożsamości.

Spóźnialscy pod lupą
Jedną z korzyści wprowadzenia ministerialnego modułu jest spodziewane znaczne przyśpieszenie płatności zobowiązań, co dotyczy zarówno podmiotów zewnętrznych, jak i osób posiadających prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych w Spółdzielni. Umieszczenie faktury sprzedaży w KSeF jest równoznaczne z tym, że automatycznie uznaje się ją za dostarczoną w tej dacie. Skraca to czas jej weryfikacji i księgowania, a tym samym skraca również realny termin płatności zobowiązań Spółdzielni wobec kontrahentów. Abu sprostać temu wyzwaniu, konieczne będzie pilnowanie terminów spływu należności z opłat eksploatacyjnych za lokale, tak, aby nie narazić Spółdzielni na utratę płynności finansowej.

Uwaga: odsetki!
Mając na uwadze nowe wymogi w zakresie rozliczeń, Rada Nadzorcza Spółdzielni została zmuszona do przyjęcia zmian w „Regulaminie windykacji należności”, pozwalających naliczać odsetki za nieterminowe płatności za opłaty eksploatacyjne i koszty utrzymania nieruchomości. Nowe zapisy regulaminowe mówią, że gdy dłużnik na dowodzie wpłaty nie określił tytułu płatności i okresu, którego wpłata dotyczy, Spółdzielnia uprawniona jest do zaliczenia wpłaty w pierwszej kolejności na odsetki ustawowe za opóźnienia naliczone od niewpłaconych w terminie należności. W następnej kolejności środki zostaną zaksięgowane na zadłużenie podstawowe równe kwocie wszystkich nieuiszczonych w terminie opłat, a na końcu – na koszty postępowania windykacyjnego, sądowego oraz egzekucyjnego.

Skutki wprowadzenia KSeF spowodowały, że osoby posiadające prawa do lokali w Spółdzielni są zobowiązane do dokonywania bieżących opłat do 20-go dnia każdego miesiąca. Brak dyscypliny w dotrzymywaniu tego terminu będzie niestety skutkował naliczaniem odsetek. Warto zatem od nowego roku pilnować kalendarza opłat, żeby uniknąć dodatkowych obciążeń finansowych.